Con la integración de las nuevas tecnologías en las empresas van apareciendo una serie de necesidades.
Una de ellas es la transformación digital, que consiste en incorporar herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a gestionar nuestra documentación de una manera más ágil.
No es ninguna sorpresa escuchar que se está pensando en incorporar un sistema de gestión documental a la empresa, pero debemos saber bien qué es un gestor documental, qué aspectos deberíamos tener en cuenta a la hora de seleccionarlo y las ventajas que nos puede aportar.
Un software o sistema de gestión documental engloba todos los programas informáticos creados para gestionar, almacenar y controlar el flujo de trabajo de grandes cantidades de documentos electrónicos, imágenes o documentos digitalizados.
La ventaja más importante a destacar es que no tendremos que perder más tiempo archivando y buscando documentación en papel, ya que, como todos sabemos, el tiempo es dinero, y se pierde mucho trabajando con la información en papel.
En este caso, mejoraremos la productividad y ahorraremos costes y tiempo, todo son ventajas.
También podemos destacar:
- Homologación: con un gestor documental que administre los procesos, se podrían unificar los procedimientos en uno solo, estableciendo un mismo modelo para toda la Los procedimientos dejarían de ejecutarse por separado.
- Cumplimiento de normativas de seguridad: los software de gestión documental están diseñados para el cumplimiento de la
- Movilidad: la mayoría de los sistemas están desarrollados como plataformas 100% web, por lo que se adaptan al requisito de la movilidad y al poder estar conectados en cualquier momento y desde cualquier
- Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
- Evitar la pérdida de documentos.
- Trabajo colaborativo: diferentes departamentos y usuarios pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de documentos.Pero el sistema de gestión documental debe adaptarse a nuestras necesidades, por eso es muy importante elegir bien. Algunos de los requisitos que debería cumplir el gestor documental pueden ser:
- Flujos de trabajo, en los que podamos definir las acciones que se tienen que llevar a cabo.
- Buscador potente, que nos facilite la tarea de encontrar los documentos o la información que necesitamos en el momento necesario.
Digitalización documental, ya que sería poco ágil mantener la documentación en papel.
Sistema de versiones, que nos permita comparar los cambios en ficheros sobre los que se está trabajando de manera fácil y rápida.
Comentarios y avisos, que nos ayuden a comunicarnos con el resto de trabajadores, y que quiten peso al correo electrónico de nuestra empresa.
Además, dejamos algunos consejos o cuestiones que se deberían tener en cuenta a la hora de escoger qué gestor documental vamos a implementar en nuestra empresa.
1. Sector en el que se desarrolla la actividad.
Dependiendo de en qué sector se trabaje los documentos pueden variar. Se deberá evaluar la necesidad dependiendo de si se necesita una legislación más determinada, si se necesita un conjunto de requisitos muy concretos para el sector…
2. Características básicas de la empresa. Deberíamos tener en cuenta el tamaño, la movilidad de su plantilla, y otros software con los que se pueda complementar el gestor documental.
3. Qué documentos se digitalizan. La elección del gestor documental dependerá de los documentos que se necesiten almacenar, por lo que debemos tener en cuenta el tipo de documentos que vamos a archivar.
4. ¿Gestor gratuito o de pago? Si esperamos una solución completa y profesional, deberíamos decantarnos por un gestor documental de pago. Además, te ofrecerá soporte y formación adecuada, por no hablar de que ofrecerá estándares de seguridad y privacidad que uno gratuito no puede ofrecer.
5. Quién va a utilizar el gestor documental. Si los trabajadores pueden trabajar en movilidad, es importante que el gestor se pueda consultar desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
En resumen, debemos conocer bien qué necesidades necesitamos cubrir y de qué manera hacerlo, además de tener muy claro qué ventajas aportará a nuestro negocio la implantación de un software de gestión documental.
