¿Qué es y para qué sirve un Gestor Documental? Principales funciones:
Un DMS (Document Management System o Sistema de Gestión Documental) permite a las empresas crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de manera sencilla y eficaz dentro de una única base de datos.Además de una organización y clasificación correcta de documentos, expedientes y archivos.
Por otro lado, un gestor documental soporta diversos formatos de documentos tales como .xml, .doc, .pdf que son de los más utilizados así como soporta otros formatos más técnicos de determinados sectores.
Una de las funciones más importantes es la del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ya que es esencial comenzar con la digitalización de documentos en papel y posteriormente aplicar este reconocimiento al documento para identificar el contenido, adaptándolo a nuestros principios de almacenamiento y necesidades.
Por último, pero no por ello menos importante, podemos definir los atributos que definirán la jerarquía mediante la cual se van a estructurar automáticamente los documentos en la base de datos.
Principales ventajas y beneficios de utilizar un DMS:
- Ahorro de tiempo a la hora de buscar documentos y Ya que todo se encuentra en una única base de datos, podemos buscar por nombre de fichero y por contenido del documento con el OCR, esto supone un gran ahorro de tiempo debido a que es mucho más rápido y sencillo buscar el documento mediante estos parámetros
- Automatización y agilización de tareas Debido a los flujos de trabajo, evitamos la duplicidad, la pérdida de documentos y no tenemos que estar consultando el documento físico ya que está digitalizado.
- Garantiza que los datos del documento se mantengan seguros desde su creación hasta su eliminación. Se conservan o destruyen de manera segura y encriptada, ahorrando espacio en el
- Garantiza la preservación de los documentos más importantes y sensibles de la
- Ofrece gran seguridad a los clientes. Al trabajar con los documentos dentro del programa podemos hacer que varios usuarios traten con los mismos documentos sin necesidad de compartirlos de manera externa, es por esto que ofrece una gran
- Permite un control de accesos. Dentro del gestor documental podemos indicar distintos permisos para los usuarios tales como indicar a qué documentos tiene acceso un usuario en función de su rol en la empresa o a qué área
- Garantiza el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes
Ranking DMS en 2024:
1. Exact Synergy DMS:
• Ofrece una solución completa para la digitalización empresarial.
• Integra un gestor de procesos y un sistema de gestión documental.
• Permite almacenamiento digital, clasificación, seguridad y recuperación de archivos e indexación.
2. DocuWare:
• Proporciona un gestor documental simplificado.
• Facilita la digitalización, automatización de flujos y aprobaciones.
• Ideal para empresas que buscan una solución eficiente.
3. Woffu:
• Combina gestión documental con control de presencia.
• Permite la digitalización, automatización de flujos y análisis.
• Es especialmente útil para la gestión de recursos humanos.
4. Tickelia:
• Enfocado en la gestión documental de gastos.
• Ofrece digitalización, automatización de flujos y seguimiento de gastos.
• Ideal para empresas que necesitan controlar y gestionar sus gastos de manera eficiente.
Desde T-Organiza con nuestro asesoramiento para la selección del Gestor Documental que mejor se adapte a tus necesidades actuales, no solo ahorrarás tiempo y recursos, sino que también optimizarás tus procesos internos.
Imagina tener acceso instantáneo a todos tus documentos, reducir el riesgo de pérdida de información y mejorar la colaboración entre tus equipos.
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