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La empresa se enfrentaba a un desafío de gestión de documentos y necesitaba una solución más ágil. Aquí tienes algunas pautas que se llevaron a cabo con éxito:

1. Digitalización y Automatización:
   • Configuración de carpetas de entrada (hot-folder) para la digitalización de todos los documentos entrantes, ya sea escaneando los recibos en papel o recibiendo las facturas por correo electrónico.
   • Aplicación de herramientas de automatización para clasificar y organizar automáticamente los documentos según su tipo (facturas, albaranes, etc.).
2. Sistema de Gestión Documental (DMS):
   • Implementación de un sistema de gestión documental (DMS).
   • Con el DMS han podido almacenar, organizar y buscar documentos de manera eficiente.
   • A los documentos se pudieron etiquetar, indexar y asignar a categorías específicas para facilitar su búsqueda y recuperación.
3. Flujo de Trabajo Digital:
   • Crear un flujo de trabajo digital para el procesamiento de documentos.
   • Por ejemplo, cuando llega una factura por correo electrónico, el sistema extrae automáticamente la información relevante (número de factura, fecha, importe, etc.) y almacenarla en una base de datos.
   • Luego se envía una notificación al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.
4. Integración con ERP o Software de Contabilidad:
   • Integración del sistema de gestión documental con el software de contabilidad o el ERP (Enterprise Resource Planning) utilizado por la empresa.
   • Esto permitió una sincronización automática de datos y una gestión más eficiente de las facturas y pagos.

Tras la implantación del DMS la empresa ha mejorado su eficiencia al implementar un sistema digital para la gestión de documentos, automatizando procesos y reduciendo la dependencia de documentos físicos.